👤 Mitarbeiterverwaltung

Mitarbeiterverwaltung
für kleine Teams

Stammdaten, Rollen, Arbeitszeiten und Urlaub in einer Software – ohne separates HR-Tool. Flow hält dein Team organisiert, damit du dich aufs Wesentliche konzentrieren kannst.

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Dauerhaft kostenlos · Keine Kreditkarte

Wer ein kleines Team führt, kennt das Dilemma: für eine vollständige HR-Software ist das Team zu klein und der Budget zu knapp – aber mit Excel und E-Mail kommt man auch nicht weit, wenn zehn Personen Urlaub beantragen, Zeiterfassung machen und gleichzeitig an Kundenprojekten arbeiten. Flow integriert alles, was ein kleines Team wirklich braucht: Mitarbeiterstammdaten, Rollen, Wochenstunden, Urlaubskalender und Einladungsmanagement – direkt verknüpft mit Zeiterfassung und Fakturierung.

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Mitarbeiterstammdaten

Hinterlege persönliche Daten, Kontaktinformationen, Eintrittsdatum und Austrittsdatum pro Mitarbeiter. Alle Informationen an einem Ort – immer aktuell.

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Rollen & Zugriffssteuerung

Vergib Rollen (Admin, Manager, Member) pro Mitarbeiter. Admins verwalten alles, Manager sehen Team-Daten, Members nur ihre eigenen. Datenschutz ohne Aufwand.

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Eintrittsdatum & Austrittsdatum

Pflege Eintritt und Austritt pro Mitarbeiter. Ausgeschiedene Mitarbeiter bleiben für historische Auswertungen erhalten, haben aber keinen aktiven Zugang mehr.

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Wochenstunden & Vertragsart

Hinterlege Soll-Wochenstunden und Vertragsart (Vollzeit, Teilzeit, Freelancer). Die Ist-/Soll-Auswertung zeigt auf einen Blick, wer unter oder über dem Ziel liegt.

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Urlaubskalender & Fehlzeiten

Verwalte Urlaub, Krankheitstage und sonstige Abwesenheiten pro Mitarbeiter. Das Jahresurlaubskontingent ist individuell konfigurierbar.

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Team-Einladung per Link

Lade Mitarbeiter per E-Mail-Einladung in dein Team ein. Sie registrieren sich, werden deinem Mandanten zugeordnet und können sofort loslegen.

Mitarbeiterdaten, die wirklich nützlich sind

In vielen kleinen Unternehmen liegen Mitarbeiterdaten verteilt auf verschiedene Systeme: der Arbeitsvertrag im Ordner, das Eintrittsdatum in einer Excel-Tabelle, die Wochenstunden im Kopf der Geschäftsführung und die E-Mail-Adresse nur in Outlook-Kontakten. Flow zentralisiert diese Daten dort, wo sie gebraucht werden. Das Eintrittsdatum wird für die Berechnung des anteiligen Urlaubsanspruchs im Eintrittsjahr verwendet. Die Wochenstunden fließen direkt in den Soll-Ist-Vergleich der Monatsauswertung ein. Das Austrittsdatum sorgt dafür, dass ausgeschiedene Mitarbeiter für historische Auswertungen erhalten bleiben, aber keinen aktiven Zugang mehr haben. Die Rollen (Admin, Manager, Member) steuern, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf: Admins verwalten alles, Manager sehen Teamdaten, Members nur ihre eigenen. Das Einladungssystem ist unkompliziert: E-Mail eingeben, Rolle auswählen, senden. Nach der Registrierung ist der Mitarbeiter Teil des Teams und kann sofort loslegen.

Kleine Teams mit zentraler Mitarbeiterverwaltung sparen durchschnittlich 1–2 Stunden pro Woche für Rückfragen zu Urlaubsständen, Wochenstunden und Berechtigungen – weil jeder die Antworten selbst nachschlagen kann.

👤Persönliche Daten, Kontaktinformationen, Eintrittsdatum und Austrittsdatum pro Mitarbeiter an einem Ort – immer aktuell, für alle berechtigten Teammitglieder zugänglich.
🔐Drei Rollen (Admin, Manager, Member) mit klar definierten Zugriffsrechten: Admins verwalten alles, Manager sehen Teamdaten, Members ausschließlich ihre eigenen Einträge.
⏰Soll-Wochenstunden und Vertragsart (Vollzeit, Teilzeit, Freelancer) pro Mitarbeiter hinterlegen – fließen automatisch in den Soll-Ist-Vergleich der Monatsauswertung ein.
🌴Urlaubskalender und Abwesenheitsverwaltung direkt verknüpft: Jahresanspruch, Kranktage und Sonderurlaub pro Mitarbeiter konfigurierbar, Resturlaub immer in Echtzeit.
👥Einladung per E-Mail in Sekunden: Mitarbeiter registrieren sich, werden dem Tenant zugeordnet und haben sofort Zugriff auf Projekte, Zeiterfassung und ihren persönlichen Bereich.
🛡️DSGVO-konforme Speicherung aller Mitarbeiterdaten auf deutschen Servern – kein Datentransfer in Drittstaaten, transparente Datenschutzerklärung für Mitarbeiter.